Erste SharePoint Umgebung ohne File Server

Heisst der nächste File Server SharePoint? Aus unserer Sicht eine rhetorische Frage. Zumindest wenn man wie wir bei unserem Kunden aus dem Finanzbereich die ganze Infrastruktur neu konzipieren kann, ist schnell klar, dass SharePoint gegenüber einem klassischen File Server viele Vorteile bringt. So haben wir die erste reine SharePoint Server 2007 Umgebung ganz ohne File Server realisiert.

Mehr Leistung dank neuer Funktionalität

Angefangen bei der Möglichkeit, die Dokumentablage viel besser zu strukturieren und verschiedene Sichten auf die Daten zu ermöglichen, bietet SharePoint vor allem im Collaboration Bereich, d.h. in der Zusammenarbeit an Dateien, bei der Suche und im Document Lifecycle Management wesentliche Funktionalität, die sonst nur mit komplexen DMS Produkten genutzt werden können - allerdings ist die Handhabung und die Einführung einer solchen auf SharePoint basierenden Lösung wesentlich einfacher.

Und woher kommen die Metadaten?

Das "Pièce de résistance" jeder Migration ist selbstverständlich auch in diesem Fall, wie man die bestehenden Dokumente möglichst schmerzlos in die neue Umgebung bringt. Nicht nur neue Strukturen und altbekannte Probleme mit ändernden Pfadbezeichnungen sind zu berücksichtigen, sondern auch der Umstand, dass auf dem Fileserver noch keine Metadaten geführt wurden, in SharePoint aber sehr wichtig sind.

mBox: Migration-in-a-box

itsystems hat dazu eine eigene Methode entwickelt, die mBox. Anstatt die Dokumente erst nach der Migration mit Metadaten zu taggen (was in der Regel manuell erfolgen muss oder nur mit grossem Aufwand automatisiert werden kann), bauen wir vor der Migration auf Basis der neuen SharePoint Ablagestruktur ein Metadaten Modell und taggen die Dokumente bereits auf dem File Server. Die Metadaten werden dabei in einer SQL Datenbank gespeichert und beim anschliessenden Verschieben in die neue Umgebung automatisch in SharePoint abgefüllt. Dank dem Metadaten Modell ist es möglich, die meisten Metadaten automatisch auf Grund von Ordnerstrukturen und Dokumentinhalten zu setzen.

Diese Methode haben wir auch bei unserem Referenzkunden erfolgreich angewendet und sind so den File Server mit einem minimalen Aufwand losgeworden.

Ansprechpartner:
Patrick Püntener
Telefon: +41 61 206 8632