Hochschule verwaltet Kursunterlagen und schafft virtuelle Arbeitsräume mit MatchPoint

Die Berner Fachhochschule entschied sich für eine Lösungsumsetzung mit ADVIS auf Basis der MatchPoint-Lösung des SharePoint-Spezialisten itsystems AG

Basel/München, 09.02.2010 - SharePoint Spezialist itsystems AG freut sich über einen erfolgreichen Start der Partnerschaft mit ADVIS AG. Gemeinsam realisierten die beiden Unternehmen ein Projekt für die Berner Fachhochschule, die zukünftig ihre Fachbereichs- und Kursunterlagen mit MatchPoint von itsystems verwalten wird und ihren Dozenten und Studenten die Möglichkeit bietet, Kursunterlagen online abzurufen und virtuelle Arbeitsräume für die Gruppenarbeit zu nutzen. Die ADVIS AG, Spezialisten für Dienstleistungen rund um die Microsoft Lösungsplattform, war für die Implementierung und die Integration der Lösung ins Intranet verantwortlich. itsystems und ADVIS werden auch zukünftig bei der Umsetzung von SharePoint-Projekten in den Bereichen Informationsverwaltung und Collaboration zusammenarbeiten.

Die Berner Fachhochschule muss in jedem Semester viele hunderte von Kursunterlagen für verschiedene Studiengänge, Module, Kurse und Jahrgänge verwalten. Mithilfe einer neuen Lösung für das Informationsmanagement, sollen die Dozenten zukünftig alle Unterlagen ihrer Studiengänge in virtuellen Arbeitsräumen verwalten. Neben der Materialverwaltung für die Dozenten sollte es einen Bereich für Informationsaustausch und DMS über das Intranet geben, die Möglichkeit für Interaktionen mit den Studierenden sowie eine Projektplattform über das Extranet. Augrund der einfachen Handhabung und der flexiblen Einsatzmöglichkeiten interessierte sich die Hochschule für eine Lösung auf Basis von SharePoint. Gleichzeitig war sehr schnell klar, dass ein unkontrolliertes Nutzen von SharePoint unterbunden werden muss, um den Wildwuchs von Sites zu verhindern. Dafür sollte eine effiziente SharePoint Governance eingesetzt werden.

Die Hochschule entschied sich für die Zusammenarbeit mit der ADVIS AG, weil diese als Microsoft-Spezialisten über umfangreiche Projekt-Erfahrungen verfügen und die am besten geeigneten Lösungen und Partner hinzu ziehen konnten. Als Ergänzung zu SharePoint wählte ADVIS gemeinsam mit dem Kunden die Lösung MatchPoint von itsystems.

"Bei der Realisierung von Cross-Plattform Projekten setzt ADVIS getreu ihrem Motto "Do what you can do best, with partners do the rest!" auf Partnerschaften. Hier steht der Gedanke im Vordergrund, dass für alle Aufgaben der am besten dafür geeignete Spezialist eingesetzt werden soll", erklärt Marcel Spring, Mitglied der Geschäftsleitung und Sales Director bei ADVIS AG. "Durch die Partnerschaft mit itsystems haben wir mit MatchPoint nicht nur eine intelligente Lösungsplattform, die einen Großteil der Individualentwicklung bei Informationsmanagement- und Collaboration-Projekten auf SharePoint überflüssig macht, sondern auch einen Experten für die Metadatenthematik gewonnen."

Die itsystems-Lösungen setzen auf der SharePoint-Plattform auf und helfen Unternehmen dabei Informationen automatisiert und nach organisationsweit standardisierten Kriterien zu kategorisieren. Über sogenannte Tags (Metadaten) können die Inhalte gezielt und effizient gesucht und gefunden werden. Die Basis von MatchPoint ist ein zentrales Metadatenmodell, über das Stammdaten aus verschiedenen Quellen zu einer einheitlichen Metadatenquelle vereint und in SharePoint zur Verfügung gestellt werden. Die automatische Vergabe der Metadaten macht zusätzliche manuelle Arbeitsschritte für die Mitarbeiter überflüssig.

Nachdem der itsystems-Partner Infocentric ein globales Taxonomiekonzept für die Klassifizierung der Informationen erstellt hatte, konnte auf Basis von MatchPoint eine Lösung umgesetzt werden, die allen Anforderungen der Fachhochschule gerecht wurde.

Neben den Arbeitsräumen für die Fachbereiche, bietet die Lösungsstruktur untergeordnete Arbeitsräume für jeden Studienjahrgang und die einzelnen Semester. Das eingestellte Material wird automatisch getaggt - wenn beispielsweise Dozent Meier Unterlagen auf dem Portal  ablegt ergänzt die Lösung den passenden Studiengang, Jahrgang, Kurs etc. Diese Masterstruktur kann für jeden Jahrgang repliziert werden. Die Master Dokumente können auch für das nächste Semester oder Studienjahr repliziert und, wenn nötig, angepasst werden. Die gesamte Ordnerstruktur wird dabei übernommen und die entsprechenden Kursunterlagen und weitere Dokumente sind bereits in den Ordnern enthalten. Sie müssen nur noch aktualisiert werden. So sparen Dozenten sehr viel Zeit und auch neuen Dozenten wird der Einstieg in die Arbeit erheblich erleichtert. Auf der anderen Seite können Studenten sich bei ihrem Studiengang einloggen und die für sie freigegebenen Dokumente abrufen. Sie können außerdem eigene Arbeitsräume für Gruppenarbeit anlegen, deren Inhalte ebenfalls automatisch getaggt werden.

Insgesamt stehen der Hochschule drei Informationsbereiche mit zahlreichen Optionen zur Informationsverwaltung und Zusammenarbeit zur Verfügung:

Studium - Interaktion mit den Studierenden

-          Bereitstellen von Materialien zum Studium
-          Verbreiten von Mitteilungen über die Ankündigungen
-          Verwenden von Web 2.0-Komponenten wie Forum, Wiki oder

Blog zur Förderung der Kollaboration

-          Sicheres Einreichen von Arbeiten durch Studierende mit automatischem

Abgabedatum

-          Erweitern des methodisch-didaktischen Modells mit Offline-
Kommunikation

Intranet - Informationsaustausch und DMS

-          Jede Abteilung hat eine eigene SharePoint-Site
-          Klassisches Intranet zur Verbreitung von Informationen
-          Ausbau zu Dokumentenmanagement System
-          Automatische Verwaltung von Versionen etc.
-          Einfache Handhabung der Zugriffssicherheit durch Dezentralisierung von

Verwaltungsaufgaben

-          Sicherung der Daten durch zentrale Policy
-          Granulares Backup & Restore Konzept

Extranet - Projektplattform

-          Jedes Projekt erhält eine eigene SharePoint-Site
-          Automatische Vergabe von "Tags" an alle Dokumente: Projekt, Status,

Phase, Projektleiter etc.

-          Möglichkeit zur Verwendung von Key Performance Indicators auf

wichtige Projektkennzahlen

-          Verschiedene Projektformen zur strukturierten Ablage:
Forschungsprojekt, Dienstleistungsprojekt, Weiterbildungsprojekt,
Informatikprojekt

Die Lösung kommt zunächst im Fachbereich Wirtschaft und Verwaltung, Gesundheit und Soziale Arbeit zu Einsatz.

"ADVIS hat die Vorteile, die MatchPoint ihren Kunden bietet, sofort erkannt und sich sehr schnell mit der Lösung vertraut gemacht. Daher konnten wir bei der Umsetzung der Lösung optimal zusammenarbeiten und das Projekt sehr schnell realisieren", so Patrick Püntener, Mitglied der Geschäftsleitung von itsystems. "Wir freuen uns sehr, dass uns ADVIS daher auch als Lösungspartner für zukünftige MatchPoint-Projekte zur Verfügung steht."

Informationen zu ADVIS AG
Die ADVIS AG in Gümligen wurde 1996 gegründet und beschäftigt zurzeit rund 20 Mitarbeitende. ADVIS stellt für ihre Kunden - öffentliche Verwaltungen und private Firmen aus den unterschiedlichsten Branchen - ein jederzeit fairer, kompetenter und verlässlicher Informatik-Projektpartner dar. ADVIS erbringt hochqualifizierte IT-Dienstleistungen in den Bereichen Information Management (ECM, Search, Portale, Workflow, BI) und Basisinfrastruktur (Server, Arbeitsstationen, Netzwerke, E-Mail, Sicherheit). ADVIS ist Microsoft Gold Certified Partner und Citrix Solution Advisor. Weitere Informationen unter: http://www.advis.ch/