Ein grosser Teil des Arbeitsalltags der Mitarbeitenden im Baudepartement ist durch Projekte geprägt. Das abteilungsübergreifende Mitarbeiterportal auf der Basis von SharePoint Server 2007 erlaubt eine flüssige Kommunikation. Projektteams können schnell und einfach in Arbeitsbereichen zusammenarbeiten, wo Pendenzenlisten, Kalender, Dokumentenablage und Diskussionsforen zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht transparente Informationsflüsse und durchgängige Prozesse – ungeachtet der Amtsgrenzen.
Die Benutzer profitieren von verschiedenen weiteren Funktionalitäten des Portals. So wird die Koordination zwischen den einzelnen Mitarbeitenden dank eines Abwesenheitsservices einfacher, der seine Informationen direkt aus dem Outlook-Kalender bezieht. Die Mitarbeitenden müssen ihre Ferienabwesenheiten damit nicht mehrfach erfassen. Auch wird die Reservation von Dienstfahrzeugen erheblich vereinfacht: Die 17 Fahrzeuge der Immobilienbewirtschaftung stehen allen Mitarbeitenden der Stadtverwaltung für Dienstfahrten zur Verfügung. Die Fahrzeuge werden neu im Kalender in SharePoint Server 2007 angezeigt und können dort reserviert werden. Schliesslich wird auch die Abwicklung von Baubewilligungen mit SharePoint realisiert.
Der Vorteil der abteilungsübergreifenden Integration mit einem gemeinsamen Mitarbeiterportal liegt in der durchgängigen, automatisierbaren Verwendung von Inhalten und Anwendungen. Informationsflüsse werden nicht mehr an Abteilungsgrenzen blockiert. Das steigert die Effizienz jedes Einzelnen und der Projektteams als Ganzes. Entscheidungen und Ideenfindungsprozesse sind auch ausserhalb des Sitzungsrhythmus effizient unterstützt. Dank SharePoint können alle Mitglieder eines Projektteams gleichermassen in die Lösungsfindung einbezogen werden. Dies erhöht unweigerlich die Identifikation mit dem Team und auch die Motivation, weil sich alle besser in Diskussionen und Entscheidungen einbringen können. Durch die technische Konsolidierung wurde nicht zuletzt auch eine Einsparung von finanziellen und personellen Ressourcen erzielt.
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