Auf Basis unseres SharePoint Contract Filing zur Verwaltung von Verträgen kann Ikea Verträge und andere vertrauliche Dokumente für den Alltagsgebrauch elektronisch erfassen, zentral verwalten und über ein Portal zur Verfügung stellen. Jeder Mitarbeiter kann die für ihn relevanten Dokumente selbständig einsehen und verwenden, ohne Risiko, dass Unbefugte Einblick in die Dokumente anderer erhalten.
Dazu werden alle Verträge über eine komfortable Scanning Lösung digitalisiert, kategorisiert, mit Metadaten (wie Vertragspartner, Gegenstand, Vertragsdauer, Kündigungsfrist) und Berechtigungsprofil versehen und in SharePoint eingecheckt. Bereits elektronisch vorhandene Dokumente können direkt in der Applikation gespeichert werden.
Unser SharePoint Contract Filing wurde in dem Projekt einerseits als Dokumentablage genutzt, anderseits als Werkzeugkasten, der die meisten Funktionen, die für die Lösung benötigt wurden, zur Verfügung stellt. itsystems hat aus diesen Funktionen eine anwenderfreundliche, genau auf die Verwaltung von Verträgen und vertraulichen Dokumenten zugeschnittene Lösung gebaut.
Auffinden und Einsehen eines vertraulichen Dokuments sind mit der neuen Lösung eine Frage von wenigen Mausklicks. Für Publisher und Administratoren sind die massgeschneiderten Masken ebenfalls eine grosse Erleichterung. Sie behalten die Übersicht über Verträge, die noch eingecheckt werden müssen, können mit einem Klick ganze Maskeninhalte wegspeichern und wiedereinfüllen und sind jederzeit über anstehende Verwaltungsaufgaben informiert. Die Produktivität der Mitarbeiter wurde stark gesteigert und die Lösung skaliert praktisch unabhängig von der Entwicklung des Firmenwachstums.
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