Aufgrund der hohen Vertraulichkeit und der Form von Verträgen (Papier) ist deren physische Verwaltung mit hohem Aufwand verbunden und skaliert sehr schlecht. Je mehr Verträge, desto höher der Aufwand. Mit unserer auf SharePoint basierenden Lösung zur Verwaltung von Verträgen können Verträge für den Alltagsgebrauch elektronisch verwaltet und über ein Portal so zur Verfügung gestellt werden. Jeder Mitarbeiter kann seine Verträge selbständig einsehen und verwenden, ohne Risiko, dass Unbefugte Einblick in die Verträge anderer erhalten.
Dazu werden alle Verträge über eine komfortable Scanning Lösung digitalisiert, kategorisiert, mit Metadaten (wie Vertragspartner, Gegenstand, Vertragsdauer, Kündigungsfrist) und Berechtigungsprofil versehen und in SharePoint eingecheckt. Die Metadaten können über eine Webservice-Schnittstelle direkt aus anderen Applikationen angezogen werden.
SharePoint wurde in dem Projekt einerseits als Dokumentablage genutzt, anderseits als Werkzeugkasten, der die meisten Funktionen, die für die Lösung benötigt wurden, zur Verfügung stellt. itsystems hat aus diesen Funktionen eine anwenderfreundliche, genau auf die Verwaltung von Verträgen zugeschnittene Lösung gebaut.
Auffinden und Einsehen eines Vertrages sind mit der neuen Lösung eine Frage von wenigen Mausklicks. Für Publisher und Administratoren sind die massgeschneiderten Masken ebenfalls eine grosse Erleichterung. Sie behalten die Übersicht über Verträge, die noch eingecheckt werden müssen, können mit einem Klick ganze Maskeninhalte wegspeichern und wiedereinfüllen und sind jederzeit über anstehende Verwaltungsaufgaben informiert. Die Produktivität der Mitarbeiter wurde stark gesteigert und die Lösung skaliert praktisch unabhängig von der Entwicklung des Firmenwachstums.
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