Hilfe, meine Arbeit ist verschwunden

Zu meinen Aufgaben gehört unter anderem auch das Bearbeiten von Ausschreibungen für unsere potentiellen Kunden. In den letzten beiden Wochen habe ich zusammen mit meinen Kollegen aus den verschiedenen Bereichen an einer Offerte gearbeitet. Am Abend vor dem Abgabetermin konnten wir die finale Fassung fertigstellen, so dass der Chef am nächsten Tag nur noch das Dokument unterschreiben musste. Erleichtert druckte ich die Unterlagen aus und legte sie auf meinem Schreibtisch ab, bevor ich erleichtert nach Hause ging.

Doch welch Schock am nächsten Morgen, der Schreibtisch war leer. Die Arbeit von zwei Wochen einfach weg?! Ich suchte hektisch überall danach und befragte auch die Kollegen, doch keiner hatte meine Unterlagen gesehen.

Also ging ich in unserer auf SharePoint Online – Bestandteil von Office365 – basierenden Dateiablage um die Unterlagen einfach nochmals auszudrucken. Doch hier folgte der nächste Schock, auch diese Datei war nicht die letzte Version, es fehlten noch einige Korrekturen des letzten Tages. Ein Kollege hatte versehentlich eine ältere Version des Dokuments gespeichert.

Print Screen Version History

Jetzt wäre man mit herkömmlichen Datei Ablage Lösungen sicher verloren gewesen. Doch dank der Möglichkeit auch auf ältere Versionen im SharePoint zuzugreifen, fand ich nach kurzer Suche die Version der Unterlagen, welche alle Informationen und Korrekturen enthielt und konnte diese einfach per Mausklick wiederherstellen.

Glücklich über das Auffinden druckte ich die Unterlagen erneut aus und legte sie meinem Chef zur Unterschrift vor. Einmal mehr dankbar über diese tolle Möglichkeit.

Print Screen Wiederherstellung einer Datei

Doch SharePoint Online bietet nicht nur Möglichkeit auf ältere Versionen zu zugreifen, sondern auch vor Löschen sind meine Dokumente bis zu 90 Tage geschützt. So wandern die Dokumente nach dem Löschen in den Papierkorb, aus welchem ich sie – einfach per Mausklick – wiederherstellen kann.

Neben der einfachen Wiederherstellung von Dokumenten bietet SharePoint Online weitere Vorteile:

·         Sicherung & Betrieb der Umgebung ist im Lizenzpreis bereits inbegriffen
·         Mehr als 1TB persönlicher Speicherplatz für jeden Benutzer und zusätzlich 1TB Speicherplatz für gemeinsam genutzte Dateien des Unternehmens
·         Hohe Verfügbarkeit der Umgebung mit 99.9% wird garantiert
·         Parallele Bearbeitung von Dokumenten

Mit SharePoint Online habe ich eine flexible und hochverfügbare Möglichkeit die Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen und von überall zugreifen zu können. Da nicht nur ich dies kann, sondern auch alle Kollegen die über die Berechtigungen zum Bearbeiten oder Lesen verfügen, sind wir so in der Lage effizient Dokumente gemeinsam zu bearbeiten.