Plädoyer für eine IT-Strategie in KMUs

Mühle Brettspiel

Welches Unternehmen kann heutzutage ohne eine gut funktionierende IT seine Produkte oder Dienstleistungen anbieten, geschweige denn intern funktionieren? IT ist überall, sei es an der Kasse eines Restaurants, im Architektenbüro oder in der Anwaltskanzlei.

Oft ist die IT Mittel zum Zweck und nicht das Produktionsinstrument. Mit der Informatik bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern Dienste an, die ihnen ermöglichen, ihre ei­gentlichen Aufgaben zu erfüllen. Die IT-Stra­tegie baut auf der Firmenstrategie auf und hat den Zweck, das operative Geschäft und das Business zu unterstützen.

In eine IT-Strategie muss einfliessen, wel­che Elemente und Systeme businesskritisch sind und daher zum Beispiel hochverfügbar sein müssen. Sie muss mit den strukturellen Anpassungen der Firma mithalten können – diese kann sich beispielsweise durch Zukauf oder Mitarbeiterwechsel stark verändern. Zudem besteht immer eine Abhängigkeit von den vorhandenen finanziellen Mitteln. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen einer eher kostengetriebenen IT-Strategie und einer Strategie, bei der das Business die Vor­gaben setzt.

Kostengetriebene IT-Strategie

Wann wird eine Strategie durch die Kosten der IT bestimmt? Wenn wenig Abhängigkeit zum eigentlichen Business besteht und die IT nur im Hintergrund für die internen Abläufe da ist. Grundsätzlich ist es allen Unterneh­men wichtig, eine IT zu geringstmöglichen Kosten zu etablieren. Lizenzen, Mainte­nance, Softwareaktualisierung oder Sicher­heitsthemen verschlingen heute signifikante Geldbeträge.

Ein Beispiel aus der Praxis: Einer unse­rer Kunden – ein KMU mit zentraler IT in der Schweiz – wollte langfristig in eine flexible IT-Lösung für seine Aussenstellen investie­ren. Der Vertrieb sollte in absehbarer Zeit mit neuen externen Mitarbeitern ausgebaut wer­den. Eine weitere Anforderung an die neue Lösung war, dass die gesamte IT bei Bedarf in ein externes Rechenzentrum umziehen kann. Mit einer VDI-Lösung legten wir den Grundstein für die IT-Strategie. Und mit einer Applikationsvirtualisierung konnte dann zwei Jahre später ohne neuerliche Investition das Ziel des Remotezugriffs für den neuen Ver­trieb realisiert werden. Gleichzeitig konnten durch Nutzung einer Virtualisierungslösung und unter der Weiterverwendung von beste­hender Infrastruktur die Lizenzkosten und die Verfügbarkeit der IT optimiert werden. Der Kunde betreibt seine IT weiterhin inhouse. Die konsequente Verfolgung einer Virtualisie­rungsstrategie gibt ihm aber die Möglichkeit, die Lösung ohne grösseren Aufwand auch in ein Datacenter zu verlegen.

Businessgetriebene IT-Strategie

Wird die IT-Strategie durch das Business ge­trieben, treten die Kosten in den Hintergrund. Treiber für die Strategie ist Innovation. Eine Marktübersicht ist entscheidend, um Fehl­investitionen zu vermeiden, grösstmögliche Flexibilität der Strategie zu gewährleisten und neue Produkte kosteneffizient zu bezie­hen. Effizienz verspricht zum Beispiel eine Lizenzierung nach dem Mietmodell in Un­ternehmen mit hoher Mitarbeiterfluktuation. Dienste aus der Cloud für Testumgebungen und Disaster Recovery ermöglichen es, die IT-Infrastruktur schnell und kosteneffizient zu erweitern. In einem solchen agilen Umfeld sind Identity Management und die Datensi­cherheit von grosser Bedeutung. Ausserdem können zuvor getroffene strategische Ent­scheidungen die weitere Strategie wesentlich beeinflussen.

Auch hierzu ein Praxisbeispiel: Kürzlich begegneten wir einem Fall, in dem das zentra­le und mit hoher Verfügbarkeit ausgestattete Storage-System nach drei Jahren nicht mehr unter Maintenance des Herstellers lief. Das Unternehmen plante, ein weiteres Jahr das Storage-System ohne Maintenance zu nutzen. Mittlerweile war jedoch die Datenmenge so stark gestiegen, dass eine Erweiterung not­wendig wurde, was technisch mit dem beste­henden System aber nicht machbar war. Ein Komplettaustausch kam aufgrund der hohen Kosten für den Kunden ebenfalls nicht infra­ge. So wurden diverse Fragestellungen mit dem Kunden diskutiert, um eine akzeptable Strategie zu entwickeln:

  • Ist die hohe Verfügbarkeit des Systems wei­terhin notwendig?
  • Lässt sich die Verfügbarkeit in die Anwendung(en) verlagern, ohne die Kom­plexität des Systems dramatisch zu erhö­hen?
  • Sind die Anforderungen an das Storage-System dieselben, falls ein Wechsel von der Terminal-Serverlösung zu VDI vorgenom­men würde?
  • Welche Investitionen für das Back-up wer­den künftig notwendig, wenn eine andere Back-up-Strategie (Aktuell: Snapshot-Tech­nologie) gefahren wird?

Im konkreten Fall wurde entschieden, das bestehende Storage-System weiter zu nutzen und parallel Storage on Demand vom gleichen Hersteller als Managed Service zu beziehen. Dies hielt die Investitionen im Kostenrahmen und brachte gleichzeitig die gewünschte Fle­xibilität für die IT.

Fazit

Berücksichtigt man die oben genannten Punkte, fehlt einem KMU ohne oder mit einer kleinen IT-Abteilung oft der Überblick über die Vielfalt an Möglichkeiten respektive un­zähligen Produkten mit ähnlichem Angebot. Trotzdem ist es wichtig, dass die Herausfor­derung des sich stetig ändernden IT-Angebots in die IT-Strategie einfliesst. Eine punktuelle, externe Beratung kann dabei sehr effizient sein.